Cobranza de gastos comunes: ¿Cómo crear una buena carta?

Un copropietario que no pague sus gastos comunes por varios meses representa no solo un dolor de cabeza para la administración del edificio, sino también un problema para el resto de la comunidad. Aquí te damos algunos datos para mejorar el cobro de los gastos comunes y los pasos a seguir en caso de que cuentes con un copropietario o arrendatario moroso. 

Según un estudio realizado por ComunidadFeliz.cl, la morosidad en edificios y condominios por no pago de gastos comunes, alcanza una alarmante cifra de 31,7%, siendo los arrendatarios los que presentan mayores deudas por no pago. La Ley de Copropiedad señala que la responsabilidad de pago es del dueño del departamento por lo que, si el arrendatario se va sin pagarlo, a él no le ocurre nada y pasa a ser responsabilidad del dueño. Esta situación, afecta directamente a la comunidad, quien tiene que hacerse cargo de esta deuda pagando más en sus gastos comunes.  

Destacado abogado, indica que por lo mismo es importante notificar de inmediato al copropietario, aunque en la práctica no sea él quien esté pagando los gastos comunes. “Por ley no se puede realizar un cobro judicial hasta que se acumulen tres o más cuotas impagas”, cuenta la abogada, y agrega: “pero es una buena práctica de la administración informar cuanto antes al copropietario para que esté al tanto de la situación y pueda regularizar el tema con su arrendatario”.

En caso de que algún vecino cumpla tres meses sin pagar los gastos comunes, la primera sanción que puede recibir es el corte de luz, lo cual debe estar expresado en el Reglamento de Copropiedad. Al respecto, Alcamán indica que “este proceso a veces puede resultar engorroso, ya que se debe enviar una carta al proveedor de energía para poder realizar el corte, pero suele representar una medida útil para que el afectado se haga responsable de la deuda”.

A continuación, les dejamos un modelo de cómo elaborar una buena carta de cobro según Pere J. Brachfield, director del Centro de Estudios de Morosología de EAE y autor del libro Cobro de impagados.

Carta de cobraza: Consejos

Lo recomendable es empezar con una primera carta más cordial y cercana, para informar del monto a pagar en gastos comunes y lo que es muy importante, los diferentes medios de pago de éstos. Si la primera carta no obtiene resultados, la siguiente va subiendo el tono de seriedad y de apremio. Si hay una tercera, ésta ya debe ser con un tono de advertencia, anticipando las medidas legales que puede adoptar contra el deudor, como es el aviso de corte de luz, según indica la Ley 19.537 de Copropiedad. Y en caso de llegar a una cuarta, ésta ya actuará como aviso de que se inicia el proceso judicial. No tiene sentido enviar más misivas porque llegados a este punto nuestro deudor ha dado buenas pruebas de que no quiere pagar. Si hay una quinta carta ésta ya debe provenir de un despacho de abogados.

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·       ¿Cuándo las enviaremos? Comúnmente, en el caso de las comunidades el primer aviso se hace dejando la boleta de cobro en el casillero de conserjería. Si dispones de un software de administración, como ComunidadFeliz.cl, sólo debes presionar el botón de enviar boletas por e-mail y automáticamente éstas llegarán a la bandeja de entrada de cada residente. Si después de un mes, el residente no ha pagado el gasto común, se le puede contactar por teléfono y enviar un correo recordando hacer pago de la deuda para evitar que se junte con el mes que viene. En esta segunda habrá siempre un emplazamiento para pagar que debe cumplirse. Es decir, si en el plazo fijado no hay noticias, se enviará la tercera carta con aviso de corte de luz. En este caso es muy importante tener el cobro muy bien organizado, ya que si cometemos el error de no cobrarle a los morosos apropiados, estaremos gastando esfuerzos en vano y metiéndonos en problemas mayores. Para evitar estas situaciones desafortunadas, ComunidadFeliz cuenta con un sistema de cobro automático, el cual después de tres meses de no pago de gastos comunes, le envía al deudor una carta de aviso de corte de luz. Como la que que te mostramos a continuación:

·       ¿Cómo las mandaremos? La forma más típica es dejando la carta en el departamento de cada residente o en el casillero de conserjería, pero no tiene efecto probatorio y, además, puede ser rechazado por el destinatario. También es posible enviarlo por correo electrónico con aviso de recibo usando la aplicación ComunidadFeliz.cl, con la cual puedes verificar si los correos enviados fueron recibidos y abiertos por los destinatarios. Éste método tiene fuerza probatoria en el caso de llegar a instancias judiciales.

·      Consejos estilísticos. Según Brachfield, la argumentación debe ser breve, el vocabulario sencillo y el lenguaje siempre positivo, al menos en la primera carta “Renuncia al subjuntivo y al condicional porque transmiten duda o de dejar en manos del acreedor la posibilidad de pagar. Mejor, verbos en tiempo activo.” Olvídate de poner frases del tipo de: “si no es mucha molestia” o “le agradeceríamos”. No debes adoptar nunca una actitud sumisa puesto que estás en tu derecho y es el otro quien está incumpliendo un acuerdo.

Además, en cuanto a cómo nos presentamos frente al deudor, es preferible usar palabras en plural por ser más corporativo. En el destinatario siempre debe aparecer el nombre del deudor o del departamento correspondiente y el nombre de la comunidad. Si hay más de una factura por cobrar, se consignarán todas las facturas que han vencido y las que están a punto de vencer, además deaplicar los intereses de demora. Incluye el número de cuenta o la forma de pago por si el problema viniese de no saber cuál es la vía para saldar el impago.

Es bueno poner algún teléfono, nombre y e-mail de contacto por si efectivamente nuestro interlocutor no está de acuerdo con algún punto mencionado anteriormente.

·      Y lo más importante. Es importante que el cobro de la factura que estamos reclamando esté bien explicado y detallado, cuanto más detallados sean, más fácil le será al interlocutor localizar la información de la que estamos hablando.Entregar los gastos comunes bien explicados y con buen nivel de detalles. Según un estudio del CGAI (Colegio de Gestión y Administración Inmobiliaria) un 36% de los morosos dijo que no pagaba porque los Gastos Comunes no estaban bien explicados, un 40% los consideraba "misteriosos" y un 20% dudaban de la gente que administraba. 

Para solucionar este problema, ComunidadFeliz.cl, creó un software que permite transparentar los gastos comunes y, sobre todo, el trabajo del Administrador: en él los residentes pueden descargar las boletas de gasto común en detalle, revisar las facturas pagadas de la comunidad, las lecturas de los medidores, el estado financiero de la comunidad, etc. Toda esta información se almacena de manera online y privada dentro de la plataforma, a la cual pueden acceder el administrador y los miembros de la comunidad a quienes les dé acceso. 

Modelo de Carta de Cobranza

[Ciudad], [Día] de [Mes] del [Año]Estimado [Nombre completo del Copropietario]

Presente

Junto con saludarle informamos que, según nuestros registros, a esta fecha usted mantiene una deuda de Gastos Comunes de [Monto en Pesos] correspondiente a [Cantidad de meses] meses de mora y sus respectivos intereses, según lo indicado en el Reglamento de la Comunidad y la Ley 19.537 de Copropiedad.

El detalle de la deuda es el que se muetsra a continuación:

[adjuntar tabla o imágen con detalle de deuda]

Le solicitamos por favor cancelar, a la brevedad, el total de la deuda indicada en párrafo anterior, a través de los medios de pago establecidos por la comunidad:

– [Medio de Pago 1]

– [Medio de Pago 2]

– [Otros Medios de Pago]

Le recordamos que, de no regularizarse el pago de esta deuda, usted se expone a las siguientes consecuencias, debidamente indicadas en la ley 19.537 de Copropiedad Inmobiliaria.

– Cobro de Intereses según disposiciones legales.

– Suspensión del servicio eléctrico en caso de morosidad de 3 o más cuotas.

– Cobranza Judicial de los gastos comunes en mora

– Suspensión del derecho a voto en asambleas de Copropietarios.

De existir alguna diferencia o duda respecto al monto a pagar, favor comunicarse con la administración del [edificio o condominio] [Nombre de la comunidad] al [Medio de contacto].

Finalmente, en caso de que a la fecha de recepción de este documento usted ya hubiese cancelado, le ofrecemos nuestras disculpas y pedimos que omita la presente información.

Saluda atentamente,

[Nombre del Administrador]Administrador [Nombre de la comunidad]