Aprende a hacer Conciliaciones Bancarias Automáticas + Ejemplos

Que levante la mano quien piense que administrar un condominio es tarea fácil.

Pues no, la administración debe estar presente en todo y participar en cada factor que influya en el bienestar y organización de su comunidad, esto abarca desde mantenimiento de ascensores, higiene de las calderas, selección de personal, proveedores, herramientas de autogestión y temas contables. Si, los administradores destacan por su habilidad multi-tasking y por tener injerencia en todo, pues saben cuál es le camino correcto para el funcionamiento de un condominio donde se cumpla todo. Esto incluye las conciliaciones bancarias, que es la relación entre los ingresos y egresos de las cuentas del condominio, en comparación con los valores que proporciona la cartola del banco, para denotar irregularidades y sus causas.

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Hacer Conciliaciones Bancarias para tu condominio cada mes exige tener la contabilidad al día y ya sabemos que las cuentas claras mantienen a las comunidades felices, por lo que si aún no las haces (o las realizas de forma intermitente) te recomendamos trabajar activamente para volverlo un hábito, verás como esa inversión de tiempo será un cambio drástico en la gestión contable de tu condominio.

Administradores de Condominios y Conciliaciones Bancarias:

Si bien se podría pensar que este es un ejercicio meramente contable que debe hacerse por un contador, los administradores de condominios también pueden llevarlo a cabo, esto debido a que no se requieren tener profundos conocimientos de contabilidad ni tampoco es un documento que se exija legalmente. Simplemente deberás tener un dominio intermedio de Excel, y si no lo tienes, aprende en nuestro curso intermedio de excel para administradores haciendo clic aquí.

Aun así, existen administradores que no realizan la conciliación porque no están seguros de cómo comenzar o hacerlo correctamente, por eso, vamos a enseñarte en pocos pasos a hacer esta comparación de forma automática y en el cuarto de tiempo que te toma hacerlas manualmente.

Para hacer la conciliación bancaria automática deberás contar con la plataforma online de Comunidad Feliz, la cual se conecta con tu banco y carga toda la información en una sola pantalla, de modo que tú solo te enfoques en cuadrar ambos montos. Para eso, sigue estos pasos.

1. Ingresa a tu cuenta en ComunidadFeliz.cl y dirígete a la sección de “Finanzas” y luego presiona el botón “conciliación bancaria”

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2. Presiona el botón “conciliación” y posteriormente “conciliación automática” 

3. Luego verás una sección de Fintoc, a través de ella podrás conectar tu banco de forma segura y encriptada. Presiona el botón que dice “Continuar”

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4. Después selecciona tu banco de preferencia, inicia sesión y selecciona la cuenta que quieres conciliar.

Bonus: en ComunidadFeliz tenemos una increíble alianza con Scotiabank donde tu condominio podrá obtener servicios de pagos y recaudación online, asesores de comunidades en incluso inversiones en línea. Conoce más clicando aquí.

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5. Selecciona la fecha desde donde comenzarás la revisión, usualmente el primer o último día del mes para que tome el último periodo.
   

6. Desde ComunidadFeliz verás dos columnas, una a la izquierda llamada “Cuenta bancaria” donde sí, adivinaste, salen los datos de tu cuenta. Y otra a la derecha llamada “ComunidadFeliz”, donde verás todos los ingresos y egresos registrados en tu cuenta. Se disponen columnas paralelas para que sea más fácil de visualizar los movimientos registrados en el banco y en ComunidadFeliz, para detectar irregularidades más rápidamente.
   

De este modo, podrás identificar y solucionar las discrepancias entre tus registros propios y los que aparecen en tu banco de forma más rápida, ya sea creando un nuevo pago, ingreso extraordinario o incluso buscando otras transacciones.

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¡Asigna pagos de residentes masivamente!

Esta es otra virtud del módulo de conciliaciones bancarias automáticas de ComunidadFeliz, inicia haciendo clic en el botón “Conciliar”  

Luego obtenemos el monto y el RUN de todas las transacciones, con eso el sistema hará la conciliación automática y el Comprobante de Pago de manera Masiva.

Esto es muy útil cuando los residentes no envían comprobantes de transferencia, y puede que hayan pagado un gasto común que se registró efectivamente en la cuenta bancaria pero no en ComunidadFeliz (por no tener notificación del pago). Una vez allí, se deberá identificar todos los pagos y presionar el botón “crear pagos” para que se generen de forma automática y masiva, para enviar la notificación de recepción de pago a los residentes.

¿Por qué te conviene una Conciliación bancaria automática?

Primero ahorras tiempo en comparar manualmente los movimientos en la cartola del banco con tus movimientos registrados, y lo más importante, al no comparar los datos manualmente, reduces errores humanos al tener que escribir información, asegurando la máxima veracidad en tu conciliación bancaria.

Si eres de esas personas que prefiere ver y escuchar, te dejamos la explicación paso a paso de David Peña sobre conciliaciones para condominios.

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Recuerda que en ComunidadFeliz te lo hacemos fácil. Con más de 4.000 condominios, ComunidadFeliz es el aliado de los administradores, ofreciendo más módulos y herramientas que automatizarán las tareas mecánicas del día a día, contáctanos aquí para recibir toda la información y hacer feliz a tu comunidad.