Cómo y cuándo se realizan los cambios de administración de edificios

De acuerdo con el artículo 18 de la Nueva Ley de Copropiedad Inmobiliaria o Ley 21.442, “Todo condominio será administrado por la persona natural o jurídica designada por el propietario del condominio como primer administrador conforme al artículo 9° o por quienes designe posteriormente la asamblea de copropietarios como administrador…”.

La figura de este administrador es indispensable para el buen funcionamiento de la copropiedad porque se encarga de la cobranza de los gastos comunes, de la gestión de los recursos de la comunidad, el pago de cuentas, el mantenimiento de los bienes de uso común, la contratación de personal y hasta de multar a los vecinos que infringen las normas de convivencia, entre otras funciones más claramente definidas en el artículo 20 del artículo de la Ley en mención.

Sin embargo, hay momentos en los que se hace necesario prescindir de sus servicios y contratar un administrador nuevo que satisfaga las expectativas y exigencias del Reglamente de copropiedad, del Comité de Administración, los copropietarios y la comunidad en general.

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Como evitar crear desconfianza en la administración

Según lo dispuesto en el artículo 18 y siguientes de la nueva Ley de Copropiedad Inmobiliaria, el administrador se mantendrá en sus funciones hasta su renuncia expresa y/o remoción por parte del comité de la administración (de conformidad a las facultades otorgadas por el inciso segundo del artículo 17, de la referida ley) o la asamblea de copropietarios correspondiente.

En todo caso, la función del administrador pueden cesar en cualquier instante por decisión, que deberá constar en acta, de los correspondientes organismos señalados.

Pero ¿cómo pierde la confianza de la asamblea un administrador?

Antes que todo, hay que tener presente que un administrador maneja ingentes cantidades de recursos de la comunidad. Solo en la Región del Bío Bío, a la fecha del año 2022, existían un total de 1080 comunidades de Edificios y Condominios.

Por lo tanto, el profesional que se desempeña como administrador de condominios, debe mostrar una gestión transparente de los mismos. Si la comunidad empieza a detectar irregularidades al respecto, hay múltiples maneras de solventar el problema.

Entre ellas, está la rendición de cuentas periódicas al comité de la administración y, la rendición anual de cuentas a la asamblea de copropietarios, entre otros mecanismos establecidos en la ley o en el reglamento de copropiedad del condominio respectivo. 

¿Como evitar crear desconfianza?

• Tratar de no pagar tardíamente a los proveedores.
• Mostrar cotizaciones para la contratación de un servicio o la compra de un producto.
• Llevar un orden con la contabilidad.
• Tener un asesor legal y permitir que la comunidad cuente con uno externo que no representen conflicto de intereses.
• Rendir cuentas cada vez que lo requieran.
• Registrar los gastos necesarios.
• No estar en mora con los sueldos o las cotizaciones previsionales de los trabajadores.
• Mantenerse plenamente informados sobre la ley vigente.

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¿Y si es necesario una nueva contratación?

Para empezar, ya sea por medio del comité de la administración o por la asamblea de copropietarios, se deberá determinar si destituirán al antiguo administrador y, conjunta o separadamente, designarán a un nuevo  administrador. Ante ello, indicamos las siguientes recomendaciones:

1. Comunicarse con la administradora actual: en cualquier caso de inconformidad con la administración actual y proceso de reemplazo, lo primero que se debe hacer es comunicar lo sucedido a la persona natural o jurídica que provee el servicio, así como los motivos de la decisión. El contrato debe ser respetado y terminado según lo establecido en sus cláusulas. Así como también, a la salida del administrador, deberá entregar el balance correspondiente del condominio, dando cuenta  detallada y pormenorizada de su gestión,  la que deberá ser conocida por la comunidad, según corresponda.
2. Evaluar propuestas: hay que buscar una serie de candidatos que cumplan con criterios de profesionalismo, transparencia, experiencia, formación académica y pericia en el uso de software especializado. El buscador de administradores de Chile es una buena opción para empezar. También es posible pedir referencias a otras comunidades y a los copropietarios. Luego se citan a los elegibles para que inspeccionen la copropiedad y presenten una propuesta de trabajo sobre la cual tomar la decisión.
3. Decisión final: luego de evaluar las propuestas, se elige el nuevo administrador para que sea nombrado en una asamblea ordinaria de copropietarios o, por una sesión del comité de la administración del condominio, cuya sesión correspondiente deberá constar en un acta que deberá ser reducida a escritura pública, por expresa mención de la ley.

Cabe señalar que, según lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 21.442, el quórum para la constitución de las asambleas ordinarias debe ser al menos de un 33% de los derechos en el condominio, y el quorum para la adopción de acuerdos y toma de decisiones será por la mayoría absoluta de los derechos asistentes, es decir, por el 50% más 1 voto de los copropietarios que asistieron a la respectiva asamblea. 

En la toma de decisión sobre la administración es importante darle especial relevancia a tres puntos, ya enunciados, pero que vale la pena ampliar dada su relevancia:

• Usa un buen software de administración y control: este le permite llevar una óptima gestión de los recursos, reduciendo el riesgo de malversación, desvío o pérdida porque está especialmente diseñado para llevar la contabilidad al día y en orden, así como para que administrador y copropietarios la revisen cuando lo deseen. Además, calcula automáticamente gastos comunes, multas, lecturas de medidores y respaldar todas las boletas de cobros; optimiza las recaudaciones de los gastos comunes y la gestión de remuneraciones mediante la automatización de procesos y herramientas de control. Así mismo, proporciona la posibilidad de planificar mantenimientos, reservar espacios comunes, controlar las visitas (mediante el lector de identificaciones) y enviar a través de email o del muro de la comunidad mensajes relevantes.
• Relaciones interpersonales: un buen administrador, además de cumplir eficazmente con sus tareas operativas, tiene buenas excelentes habilidades para comunicarse con los propietarios y residentes de la copropiedad.
• Referencias que se puedan conseguir de la empresa o de la persona: al respecto, hay que darle especial relevancia a la honestidad y transparencia.
• Habilidades técnicas fundamentales según su realidad: no es lo mismo administrar un condominio de 12 casas a tres torres de veinte pisos con ascensores, piscina, sala de bombas de agua, generadores eléctricos de emergencia, lavandería, etc. La experiencia y la formación académica son fundamentales al evaluar este punto.

Una vez finaliza el proceso para contratar administrador, es necesario establecer fechas exactas para que rinda cuentas, y fiscalizar periódicamente, ya sea por el comité de la administración o por la asamblea de copropietarios, con la finalidad de que sienta la presencia y participación de la comunidad y, conjuntamente a ello, incremente la eficiencia de su labor.