¿Cuál es la diferencia entre Administrador y Auditor de Edificios?

En Chile, las dinámicas demográficas y la densificación de las ciudades han llevado a una proliferación de la construcción de edificios. Solo para ejemplificar, cifras del último Censo, señalan que en 2017 el porcentaje de hogares en departamentos era del 17,5% (1.138.062 viviendas), 5.5% más que en el año 2002 que alcanzó el 12,6% (474.199) y, por supuesto, muy por encima del 7% registrado en 1970 (116.748). Estas cifras cobran mayor relevancia si tomamos en cuenta las construcciones en altura dedicadas a otros fines, como los de oficinas.

Para su correcto funcionamiento y la tranquilidad de la comunidad, todos estos edificios requieren tanto de un administrador como de un auditor. Dos figuras relacionadas, pero completamente diferentes que, en ocasiones, suelen ser confundidas. Por eso vale la pena realizar la respectiva aclaración.

¿Qué es un administrador de edificios?

En líneas muy generales, el administrador es el encargado de que el edificio y la comunidad funcionen adecuadamente. La Ley sobre Copropiedad Inmobiliaria (N° 19.537) lo define como “la persona natural o jurídica designada por los copropietarios para cumplir labores de administración del condominio, conforme a la presente ley, a su reglamento y al reglamento de copropiedad”. En ese sentido, esta normativa es la que regula, a nivel general, todo su accionar. Entre sus funciones se encuentran:

• Recaudar los gastos comunes y adelantar las acciones de cobranza a que haya lugar para lograr el pago de los morosos.
• Gestionar de forma transparente los recursos de la comunidad.
• Cuidar los bienes de uso común y la mantención del condominio en general.
• Gestionar el personal (aseo, conserje, etc.).
• Tomar los seguros de incendios.
• Pagar las cuentas del edificio.
• Representar a los copropietarios en juicio en procesos relacionados con la administración y conservación del condominio.
• Velar por el cumplimiento de las disposiciones del reglamento de copropiedad y poner en conocimiento del Comité de Administración las infracciones a la norma que detecte, para que este órgano se encargue de imponer la respectiva multa.
• Citar a reunión de la asamblea.
• Mantener una nómina actualizada de los copropietarios.
• Encargarse de la seguridad de la comunidad.

Por supuesto, para ejercer su cargo en la forma más correcta posible, el administrador debe conocer a fondo la Ley de Copropiedad, el Reglamento de la Ley y la legislación laboral.

La persona a su cargo es elegida mediante asamblea ordinaria y, de acuerdo con el artículo 22 de la ley en mención, permanecerá en su cargo mientras cuente con la confianza de esta, que podrá removerlo en cualquier momento.

Finalmente, la ley no especifica un entrenamiento específico o formación académica determinada para el administrador de copropiedades. Pero es común que la actividad sea ejercida por ingenieros comerciales, contadores o ingenieros industriales. Sin embargo, entidades como AdministraFeliz.cl dictan cursos especializados en el rubro, dotando a los estudiantes de las habilidades y conocimientos necesarios para administrar eficientemente un edificio.

¿Qué es un Auditor de edificios?

En su párrafo final, el artículo 23 de la Ley de Copropiedad, establece que “el administrador estará obligado a rendir cuenta documentada de su administración en las épocas que se le hayan fijado y, además, cada vez que se lo solicite la asamblea de copropietarios o el Comité de Administración, en su caso, y al término de su gestión. Para estos efectos, los copropietarios tendrán acceso a la documentación correspondiente”.

Además, el artículo 27 del Reglamento de la Ley, reitera, a modo de recalcar, que el administrador estará obligado a rendir cuenta de su labor:

• En los plazos y forma fijados en el reglamento de copropiedad.
• En los términos y plazos estipulados por el Comité de Administración.
• Cada vez que la asamblea de copropietarios o el Comité de Administración lo soliciten.
• Al término de su gestión.

¿Por qué las disposiciones anteriores? Estas tienen el objetivo de entregar tranquilidad sobre su labor. Pero a veces, estas rendiciones de cuentas no son suficientes para tal fin y se hace necesaria la auditoría, entendida como una revisión detallada de los ingresos y egresos de una comunidad, así como de la gestión general de las administraciones.

En la auditoría se analizan cada uno de los movimientos de la cuenta corriente y del fondo de reserva, así como los contratos del personal y de mantención. Adicionalmente, se determina si los procesos cumplen con la legislación vigente y se establece si los recursos se están ocupando en forma eficiente y/o destinando a las actividades documentadas.

¡Y esa es la tarea que realiza un auditor de edificios!

Al respecto, hay que tener presente que los administradores gestionan cantidades importantes de dinero de la comunidad (109 millones de dólares al año, solo en la Región del Bío Bío), y que han sido varias las denuncias de fraude en administración de edificios y condominios investigadas por la PDI, en las que actividades como adulteración de la contabilidad con pagos ficticios, inclusión de gastos personales en los de la copropiedad y cobro de mensualidades mediante talonarios falsos son una actividad recurrente.

La revisión de la gestión contable, administrativa y legal de la copropiedad es indispensable para garantizar la transparencia de la administración, y el análisis puede abarcar datos y documentos de los últimos 12, 24 o 36 meses.

Por supuesto, para evitar conflictos de intereses el auditor debe ser un tercero ajeno a la administración del edificio y debidamente calificado para adelantar tal tarea. Al finalizar la auditoría debe presentar un informe de resultados, en el que analice detalladamente las gestiones del administrador y, además, entrega algunas recomendaciones para mejorarlas.

Como puede verse, las responsabilidades del administrador son completamente diferentes a las del auditor. Este último se encarga de revisar la gestión del primero para identificar falencias a mejorar y fortalezas a potenciar. De ahí que sea indispensable que exista un flujo de comunicación continuo entre estas dos responsabilidades, y que su trabajo sea complementario para garantizar la tranquilidad de la comunidad.