Todo sobre el Libro de Remuneraciones Electrónico

Para la gran mayoría de los empleadores con cinco o más trabajadores, debe ser ya habitual llevar a timbrar su libro auxiliar de remuneraciones al Servicio de Impuestos Internos. 

No obstante, esto quedará atrás desde el 1 de octubre de 2021, donde entrará en vigor el libro de remuneraciones electrónico. El que consiste en una plataforma virtual que estará a disposición de los empleadores en el portal web de la Dirección del trabajo y que estará en línea con el Servicio de Impuestos Internos.

¿Todos los empleadores están obligados a usar el LRE?

Para saber si un empleador se ve en la obligación de cumplir con el libro de remuneraciones electrónica, debemos guiarnos por lo que nos indica el art. 62 inciso primero del código del trabajo:

 “Todo empleador con cinco o más trabajadores deberá llevar un libro auxiliar de remuneraciones, el que deberá ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos.” 

Es de vital importancia que se cumpla con esta obligación, debido a que todos los gastos que allí sean ingresados son los únicos que serán considerados como remuneraciones para la contabilidad de la empresa, así lo indica en su inciso segundo el art. 62.

Se debe tener en consideración por parte de los empleadores que una vez que decidan hacer uso de este nuevo sistema no podrán retractarse y volver al formato antiguo de timbraje en el servicio de impuestos internos.

Es muy importante que los empleadores cumplan con tener toda la información de las remuneraciones de sus trabajadores en este libro y no tan solo para llevar un orden contable dentro de la empresa, también ayuda a que los empleadores puedan dar cuenta ante cualquier fiscalización o consulta respecto de los pagos previsionales de sus trabajadores. 

¿Cuándo entra en vigor? 

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Si bien es cierto desde mediados de marzo de 2021 la dirección del trabajo tenía disponible en su plataforma el libro de remuneraciones electrónico, con el fin de que los empleadores pudieran familiarizarse con este y así ir viendo la manera en que este debe ser utilizado. 

Ya transcurrido aproximadamente siete meses es este 1 de octubre de 2021 que entra en vigor la ley 21.327 y así el libro de remuneraciones electrónico.  

Una vez que se decida utilizar el libro de remuneraciones electrónico se debe tener en consideración que no solo deben ingresar los datos desde la fecha que iniciaron con este nuevo formato, sino que se debe hacer de acuerdo con el año calendario correspondiente que estén ingresando, debiendo dar cuenta de todos los meses correspondientes a dicho año. 

Recuerda que el plazo para realizar la declaración en forma electrónica (declaración correspondiente al mes anterior), vence los días 15 de cada mes, en caso de que el día 15 sea feriado o domingo, el plazo se extiende hasta la media noche del día hábil siguiente. 

¿Cómo puedo realizar el trámite?

Antes de hacer uso del libro de remuneraciones electrónico es necesario que cada empleador que sea empresario individual haya iniciado actividades en el Servicio Impuestos Internos, al no cumplir con este requisito no podrá usar este nuevo mecanismo. 

Para hacer uso del libro de remuneraciones electrónico debe seguir los siguientes pasos

1. Debe ingresar con su RUN y clave única al portal de la dirección del trabajo, en donde el sistema validará sus datos y así poder ingresar como usuario del sistema.  
   

Si aún no tienes clave única la puedes solicitar de forma presencial en el Registro civil o bien de forma online a través de videollamada. Una vez dentro de la página usted deberá seleccionar su perfil, que en este caso sería empleador natural o bien persona jurídica, según sea su caso.

2. Cumpliendo con estos pasos ya tendrán acceso de forma directa al libro de remuneraciones electrónica. En el cual se encontrarán con estas cinco columnas:
   

1. Identificación del trabajador: en este punto se debe ingresar la individualización del trabajador, tipo de contrato con el que cuenta.  Para poder individualizar al trabajador es necesario que esté en las bases de datos del Registro Civil, de lo contrario no podrá seguir con la identificación del trabajador.
2. Haberes: se deben ingresar todas las remuneraciones pagadas al trabajador. Las que deberán estar separadas bajo los criterios de imponible y tributable y no tributable, no imponible y no tributable.
3. Descuentos: dar cuenta de todos los descuentos que se han realizado a la remuneración del periodo, ya sea descuentos legales como previsionales, o bien descuentos voluntarios como la cuota sindical o APV.
4. Aportes del empleador: son los aportes que el empleador debe enterar a la seguridad social y que son de su cargo. Se debe tener muy claro que estos aportes no se deducen de la remuneración del trabajador
5. Totales: son el total de las remuneraciones pagadas en bruto y líquido.

Una vez que se tenga recopilada toda esta información y ya listo el archivo para subirlo a la plataforma de la dirección del trabajo. 

Se debe tener en consideración ciertos aspectos de forma antes de subir el archivo, por ejemplo, que el nombre del documento no debe exceder los 40 caracteres y puede tener una extensión csv (documento de formato abierto para la representación de tablas) o txt (archivo cuya estructura corresponde a una serie de líneas de texto).

Cada actualización que se esté realizando en el libro de remuneraciones electrónico, le será notificado a su correo electrónico que ha ingresado en su perfil de usuario.

Si aún te quedan dudas de cómo usar el libro de remuneraciones electrónico, pueden ingresar a la página de la dirección del trabajo en donde encontrarás toda la información detallada paso a paso.

Te dejamos invitado a que te inscribas a nuestra charla gratuita de la funcionalidad del libro de remuneraciones electrónico, que será impartida el día 1 de octubre de 2021 a las 11 horas. ¡No faltes!