5/3/2024
La conciliación bancaria es uno de los procesos más importantes en la administración de los edificios y condominios. Es clave no pasarla por alto, así que preparamos este post para que aprendas cómo se realiza, cuál es su importancia y como nuestro software, ComunidadFeliz.cl, te puede ayudar a hacerla sin tener dolores de cabeza.
Es el proceso que te ayuda a identificar los movimientos que causan una diferencia en los saldos que aparecen en una cuenta bancaria y un libro de registros. Para realizar la conciliación bancaria es necesario contar con el estado de la cuenta bancaria y con el libro en el que se cargan los movimientos día a día.
Se recomienda realizar este proceso al final de cada mes; sin embargo, se debe mantener el registro cada día. De esta forma, al final del período será más sencillo conciliar las cuentas.
¿Por qué se producen diferencias en los saldos? Hay muchas razones por las cuales se pueden descuadrar las cuentas. Te mencionaremos algunas, para que las tengas como referencia en el momento de hacer la conciliación.
1- Depósitos en tránsito
Muchas veces a los bancos les toma un poco más de tiempo procesar los depósitos en nuestras cuentas. En cambio, como administrador, realizas el registro en tu libro contable en el mismo momento en el que se realiza el movimiento.
2- Comisiones bancarias
Muchas veces la diferencia también se encuentra en alguna comisión por una transacción u otra situación que no teníamos contemplada y, por lo tanto, no se encuentra en el libro personal.
3- Cheques por cobrar
Puede ser que emitimos algún cheque y lo registramos en nuestro libro; sin embargo, el proveedor no lo ha cobrado. Por esta razón no aparece el registro aún en la cuenta bancaria.
4- Cheques sin fondo
También puede suceder que depositamos algún cheque que nos dieron y no tenía fondo. Lo registramos al momento de recibirlo, pero luego no se pudo hacer efectivo, así que no está registrado en la cuenta.
5- Errores en el libro
También existe la posibilidad del error humano. Tal vez realizamos algún pago o hubo algún movimiento que se nos olvidó registrar en el libro. Por esta razón siempre recomendamos llevar un registro detallado día a día y no acumular el trabajo para el cierre del mes.
La conciliación bancaria es un proceso muy importante en la administración de edificios y condominios. Entre las principales razones se encuentran las siguientes:
Conciliar las cuentas a final de cada mes permitirá generar mayor confianza en la comunidad, debido a que se entiende de forma clara cómo se manejan los recursos.
Trabajar de forma ordenada permite sacar el máximo provecho a los recursos con los que contamos.
Tener un orden de todos los registros genera mayor más seguridad al momento de una inspección o de una auditoría.
Conocer en profundidad la forma en la que se mueven los recursos, permite estudiar mejor las situaciones y sacar un aprendizaje para tomar decisiones a futuro.
Para hacer una conciliación bancaria hay dos elementos fundamentales: el libro contable y el registro detallado de la cuenta del banco. Para realizarla, se pueden tomar dos caminos. Es posible vaciar toda esta información en una hoja de cálculo y con la aplicación de algunas fórmulas, más un poco de razonamiento, conseguir las causas de la diferencia en los saldos.
Otra manera mucho más exacta y sencilla, es usar Comunidadfeliz.cl. Con nuestro software, puedes llevar el control de tus egresos y recaudaciones de forma digital, en una plataforma muy fácil de manejar y bastante intuitiva. Esto te permitirá tener tu libro bancario actualizado al final del mes y compararlo con los movimientos de tu banco con unos pocos pasos.
Para que puedas ver de mejor manera la gran diferencia que existe entre los dos procesos, te recomendamos ver esta explicación de Jennifer Jiménez, integrante de nuestro equipo.
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