29/3/2019

¿Qué debe mostrar el administrador de edificios en Asamblea?

Aunque la Ley Sobre Copropiedad Inmobiliaria no define expresamente a la Asamblea de Copropietarios, esta se entiende como la reunión de los copropietarios, legalmente citados, para adoptar acuerdos y resolver asuntos relacionados con los intereses de la comunidad y la administración del condominio. De acuerdo con el inciso 2 del artículo 17 de la norma precitada, “las sesiones de la asamblea serán ordinarias y extraordinarias”.

En las asambleas ordinarias, que según el inciso 3 del artículo 17 de la Ley Sobre Copropiedad Inmobiliaria deben ser celebradas al menos una vez al año, la administración “deberá dar cuenta documentada de su gestión correspondiente a los últimos doce meses y en ellas podrá tratarse cualquier asunto relacionado con los intereses de los copropietarios y adoptarse los acuerdos correspondientes...".

El Comité de Administración puede citar dicha Asamblea. Respecto al quórum, el artículo 19 de la ley en mención señala que esta se constituye, en primera citación, por los copropietarios asistentes que representen como mínimo el 60% de los derechos en la copropiedad, y en segunda citación por todos aquellos que concurran.

Una vez cumplido este requisito, se puede proceder a desarrollar la reunión, adoptar acuerdos y, lo más importante, darle paso al administrador para que rinda cuentas documentadas, obligación que por cierto le asiste según lo dispuesto en el inciso 7 del artículo 23 de la Ley Sobre Copropiedad.

Pero ¿qué debe mostrar el administrador de edificios en la asamblea anual de Copropietarios?

La rendición de cuentas hace referencia a la demostración ordenada, sistematizada y documentada de la gestión del administrador. El inciso 3 del artículo 20 del Reglamento de la Ley de Copropiedad ordena que abarque los últimos doce meses.

En relación con la documentación requerida, el administrador debería presentar:

Estado de Resultados

Se trata de un informe financiero que presenta detalladamente los ingresos obtenidos por pago de gastos comunes, alquiler de zonas comunes, multas, entre otros conceptos; y los egresos asociados a pago de personal, reparaciones locativas, mantenimiento, etc. Al final, le permite ver a la comunidad el beneficio o pérdida generados en el periodo de administración que corresponde al balance.

Informe de flujo de caja

Es un informe contable básico, pero importante porque expone las variaciones y movimientos del dinero en efectivo durante su gestión, presentando con precisión sus fuentes y aplicaciones, encasilladas en actividades de operación, inversión y de financiamiento.

De esta manera se refleja con mayor facilidad cómo está gastando el administrador la liquidez de la comunidad y se identifican los gastos innecesarios y fugas de capital que afectan el flujo de caja de la copropiedad. Hay que tener presente que, en muchas ocasiones, esta es usada como una fuente de compras sin control alguno, lo que se puede prestar para el desvío de recursos.

Balance general

Es el resumen de todos los activos (posesiones) de la copropiedad y de todas las deudas y el capital que posee a la fecha de la rendición de cuentas. Es importante porque le permite a la comunidad conocer la salud económica del condominio, tomar decisiones informadas sobre la inversión de recursos o, en su defecto, advertir posibles crisis e implementar estrategias para evitarlas.

Informe libro de bancos

Detalla claramente el saldo de la cuenta bancaria de la copropiedad y, en orden cronológico, cada uno de sus movimientos. Aunque en el balance general se conoce a ciencia cierta la cantidad de dinero que hay en la cuenta, es bueno conocer este informe para visualizar con mayor precisión los ingresos y salidas.

Informe de gastos comunes

Debe evidenciar claramente los montos recaudados por este concepto, no solo producto de la cuota mensual que los copropietarios deben pagar, sino aquellos asociados al cobro de intereses por mora. Además, debe relacionar el valor total adeudado por los copropietarios inhábiles o morosos, individualizando cada unidad deudora y reflejando intereses y antigüedad de las deudas. Si se tiene en cuenta que la fuente principal de ingresos de la copropiedad son los gastos comunes, este reporte es imprescindible.

En este informe es importante, además, que se incluyan las acciones adelantadas por la administración para recuperar la cartera, y los resultados obtenidos con las mismas.

Informe de contratos de trabajo

Este debe mostrar la relación de los pagos de las remuneraciones de la planta de personal que trabaja en el condominio: conserje, guardias de seguridad, etc. Además, debe informar claramente lo relativo al pago de cotizaciones previsionales, que deben estar al día.

En este apartado también se pueden relacionar los contratos por faena, es decir aquellos realizados para la contratación de una obra en específico, como pintar la fachada del edificio, arreglar la puerta principal, y otras actividades. Cada uno de ellos debe estar plenamente identificado y corresponder a un trabajo realizado durante los doce meses informados.

Informe contratos de proveedores

Está orientado a informar los pagos realizados por mantenciones, servicios e incluso productos empleados en el mantenimiento del condominio y la ejecución de obras.

Informe Fondo de Reserva

Esta también es información que aparece en el balance general. Pero, es bueno verla en detalle, no solo para determinar la eficacia de su gestión sino para saber con qué dinero se cuenta para hacerle frente a las reparaciones de los bienes de dominio común, gastos comunes imprevistos, la certificación de las instalaciones de gas, ascensores, montacargas y escaleras o rampas mecánicas (gastos señalados en el artículo 7 de la Ley Sobre Copropiedad).

Es importante que en la Asamblea Anual, el Comité de Administración y los copropietarios validen al azar algunos de soportes de los asientos contables e informes presentados. Por ejemplo, si el reporte dice que la administración gastó X cantidad de dinero pagando la reparación de una escalera, se busca el documento de respaldo (boleta de honorarios o factura), se verifica que los valores coincidan y, si es el caso, se contacta al prestador del servicio para consultar si efectivamente realizó el trabajo y cuánto cobró por este.


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Equipo ComunidadFeliz
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