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Conozca la importancia de establecer una relación eficaz con su administrador

Equipo ComunidadFeliz
4/9/2020

Conozca la importancia de establecer una relación eficaz con su administrador

Hoy en día, es muy común pensar que el administrador de una comunidad está muy lejano de las operaciones cotidianas que conlleva el funcionamiento de la misma. Es probable que en muchos casos que los copropietarios no lo conozcan en persona. 

En realidad, su presencia sólo se supone necesaria cuando hay alguna asamblea extraordinaria, de esas que ocurren una vez al año. En mi opinión, cuando los residentes de una comunidad tienen algún problema con su gasto común o con alguno de sus vecinos, siempre acuden a su conserje cuando deberían sentir la confianza de poder comunicarse con su administrador. Es vital que los copropietarios sientan que siempre es factible contactar a la persona que está legalmente encargada de enfrentar asuntos relevantes y especialmente financieros de la comunidad. 

En el área de prospectación de ComunidadFeliz.com, donde desempeño mis labores, es evidente que no todos los administradores se hacen disponibles para los copropietarios de las comunidades que manejan. Muchas veces nos llaman clientes porque sencillamente somos el número de contacto que aparece en sus boletas de gasto común. 

En casos de errores en el cálculo o de registro de pago, se preocupan de generar morosidad por no poder contactar a la única persona que puede resolver su problema. Es bastante común que se molesten y culpen al software al no poder darles las respuestas que buscan y se sienten impotentes al ser evidente que la comunicación con su administración no es tan fluida como debería ser. Es comprensible que se sientan frustrados, pues muchas veces sus reclamos no son canalizados por las vías correspondientes. 

La clave está en la comunicación

Es por esto que es de suma importancia que los copropietarios tomen cartas en el asunto y sean proactivos al momento de asistir a reuniones u otras instancias en las que puedan coincidir con el administrador

Es necesario recalcar el hecho de que el administrador está contratado por la comunidad y debe haber un sentido de responsabilidad para con los residentes. Mes a mes sus honorarios son pagados por cada uno de los copropietarios según el prorrateo de su unidad. 

Es por ello que, todos los copropietarios deberían informarse de quiénes son las personas que trabajan en y para su comunidad, y estar al tanto de los roles que desempeñan. De esta manera, van a saber a quién recurrir en cada caso y de qué forma hacerlo. 

Al estar al tanto de esta información también se logra evitar mayores conflictos entre vecinos y la administración. De igual forma, no se agrandan los impasses que se puedan haber generado entre algunas partes de la comunidad. La prioridad es que existan canales de comunicación y que se respete orden de los mismos. 

Aparte de las reuniones de comité, otra opción de comunicarse con el administrador es directamente solicitar su información en conserjería, donde deben tener disponible el dato. Otra persona que tiene que estar al tanto de la situación y que debe insistir en comunicación con el administrador, es el presidente del comité. Este último tiene el mayor poder de decisión en asuntos de la comunidad y es su responsabilidad dar resolución a las inquietudes que le puedan plantear sus vecinos. 

Por otra parte, hay que tener en cuenta que en la comunidad hay empleados que responden directamente al administrador. En caso de que surjan inconvenientes con los mismos, se debe comunicar a la persona que está a cargo de la supervisión del personal. 

Responsabilidades administrativas

Los trabajadores deben sentir que, en caso de una emergencia, un crimen o un accidente laboral, pueden informar y consultar sobre los procedimientos a seguir inmediatamente. Como en todos los lugares de trabajo y residenciales, siempre hay riesgos de accidentes, por lo que hay que tener sumamente claro el protocolo a seguir cuando ocurre un de estos. Por otra parte, existe la posibilidad de algún desastre natural que afecte a la comunidad y por ende se deben tomar medidas necesarias para asegurar el bienestar de los residentes.

Otro tema notable para los vecinos y que recae entre las responsabilidades de un administrador, es el de las mantenciones. Una comunidad cuenta con ascensores y espacios comunes que requieren de mucho cuidado. Por lo que alguien debe mantener a disposición proveedores y expertos en cuidado de los equipos e instalaciones. 

Aparte de que debe tener el contacto, también debe presentar distintos presupuestos a los copropietarios, pues es importante que se verifique que se está gestionando siempre la mejor opción y no la más fácil o rápida. 

Todos estos motivos corroboran que mientras exista el interés por ambas partes, se puede mantener la paz dentro de la comunidad. El esfuerzo debe ser recíproco y siempre enfocado en el bienestar y progreso. Indudablemente, cuando existe un ambiente de confianza al mantener una relación estrecha con la administración y hay transparencia en su trabajo, se empieza a vivir en una comunidad verdaderamente feliz. 

Ondina Yáñez

ComunidadFeliz, software online para la administración de edificios y condominios.

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