11/5/18

Las claves de una buena Administración de Edificios

El administrador es crucial para el buen funcionamiento de un edificio: esta encargado de cobrar los gomunes, pagar las cuentas de la comunidad, hacer las mantenciones periodicas de calderas y ascensores, contratar a los conserjes, pagar las cotizaciones laborales, comprar los articulos de limpieza y hasta multar en caso de que un vecino infrinja las normas de la comunidad.

Pero si no hay adecuado control de los residentes o el comité de administración, los gastos comunes pueden dispararse, aparecen cuentas sin respaldos o impagas. Asi sucedio en un edificio de 130 departamentos cerca del metro El Golf, en Las Condes.

  1. Está al día en las cuentas.Lo normal es que el edificio no esté moroso ni tenga cuentas pendientes. “Los gastos comunes son para pagar deudas y si no lo hace, quiere decir que algo raro pasa. A menos que el 30% de los copropietarios no esté pagando los gastos comunes, el administrador no tiene excusa para no pagar las cuentas”, dice Manuel Maneiro, gerente general de la empresa Capitalizarme Rent, que administra edificios.
    David Peña, socio del software de administración ComunidadFeliz.cl, agrega que si los seguros del edificio están impagos, es riesgoso. “Cualquier atraso deja desprotegida a la comunidad”, dice.

  2. Siempre lícita.Si se necesita un servicio, el administrador debe pedir un presupuesto a tres empresas. “Y que el comité de administración sea quien decida. Y un buen comité también debería preocuparse por investigar a esas empresas o pedir cotizaciones por su cuenta. Así se sabe también cuál es el precio de mercado real”, afirma Maneiro.

  3. Asesor legal externo.La comunidad debe tener un abogado de cabecera y debe ser independiente del administrador para evitar conflictos de interés. “El abogado debe, por ejemplo, revisar los contratos legales de los servicios que tome el edificio o supervisar los contratos del personal, o estar disponibles para consultas legales. Se puede contratar por horas o por dudas específicas”, detalla Maneiro.

  4. Tiene respaldo de los gastos.“El administrador debe tener un registro de todos los gastos, las facturas escaneadas y guardar las tres cotizaciones requeridas para elegir un proveedor”, dice Pablo Exss. “He pillado en condominios que duplican los gastos o inflan el precio de algunos servicios”, advierte Maneiro

  5. Usan software de control.El subcomisario de la Brigada Investigadora de Delitos Económicos Metropolitana, Alex Manriquez, ha investigado casos de apropiación indebida de dinero por parte de Administradores de Edificios, que van desde los $600.000 hasta los $70.000.000.Por eso dice que contar con un software de control de los gastos puede ayudar a controlar los gastos. “Se reduce el riesgo porque hay un sistema de control y se ve en el momento el estado de los pago. Pero la base de todo esta en fiscalizar”, dice.Utilizar software de Administración como ComunidadFeliz.cl es primordial.

Hay consenso que el comité de administración de un edificio debe ser activo en el control. De partida, debería tener reuniones mensuales con el. “Debe mostrar reportes, justificar la variación de los gastos y comprobantes de los fondos de reserva”, dice Bravo. Por otro lado, le deberían hacer auditorias sorpresas al menos una vez al año. “Es bueno fiscalizar periódicamente y de forma sorpresiva para que no tengan tiempo de arreglar la contabilidad en caso de que haya problema y se vean los datos reales”, afirma el subcomisario Manríquez.


Hay que estar alerta si:
-Les paga con atraso a los proveedores.
- No entrega opciones de cotizaciones para un servicio.
- Es desordenado con los comprobantes de pago de gastos comunes.
- Tiene su propio asesor legal.
- Registra muchos gastos por rendir.
- Está moroso en las cotizaciones previsionales de los trabajadores.

Como encontrar un buen Administrador de Edificios:

Si la Administración actual del edificio no cumple con las expectativas y el comité está buscando alternativas para el cargo, en ComunidadFeliz.cl recomendamos utilizar el buscador de https://www.administradoreschile.cl/ en esta plataforma podrás solicitar un Administrador para tu comunidad quienes están certificados en el uso de Software y evaluados de buen rendimiento por las comunidades que actualmente administran.
También puedes ver los perfiles individuales de cada administración que se encuentra en el Portal, otorgando mayor transparencia en tu búsqueda.

Equipo ComunidadFeliz
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