29/3/2019

¿Qué se requiere del administrador en la Auditoría?

La mayoría de los administradores de copropiedades manejan ingentes cantidades de dinero. Por ejemplo, solo en la Región del Biobío, donde hay 1.080 comunidades de edificios y condominios, mueven 109 millones de dólares al año.

De ahí que el inciso final del artículo 23 de la Ley Sobre Copropiedad Inmobiliaria establezca cuatro momentos en que este debe rendir cuentas documentadas de su gestión:

  1. En las fechas fijadas por la comunidad o en la asamblea ordinaria anual.
  2. Al entregar su cargo, al término de su gestión.
  3. Cuando la Asamblea de Copropietarios lo solicite.
  4. Cada vez que el Comité de Administración se lo pida.

Estas rendiciones de cuentas deben garantizar la transparencia e idoneidad del manejo financiero de una copropiedad. Sin embargo, la auditoría es una herramienta que permite a la comunidad y al administrador llevar las cuentas de forma ordenada y profesional, y así no cometer errores en la planificación de los recursos financieros.

De esta manera, se pueden encontrar falencias en el ejercicio de la administración del edificio y tomar las medidas adecuadas para solucionarlas. Por eso, no se debe considerar como una fiscalización enfocada en poner a prueba la probidad de los administradores de edificios, sino como en una oportunidad para el desarrollo de estrategias que mantengan la higiene en las finanzas

Pero ¿qué es la auditoría al administrador de edificios?  

En líneas generales, es una revisión detallada de la gestión contable, administrativa y legal de una comunidad, que puede incluir el análisis de datos y documentos de los últimos 12, 24 o 36 meses.

En el proceso se estudian cada uno de los movimientos de la cuenta bancaria de la copropiedad, el fondo de reserva, el fondo operacional, los contratos de trabajo y los contratos de mantenimiento, con el fin de compararlos con los informes presentados por el administrador y comprobar que estos se ajusten a la realidad. Adicionalmente, evalúa el nivel de eficiencia con que se están ocupando los recursos y si todos los procesos se ajustan a la Ley de Copropiedad, el Reglamento de Copropiedad, las leyes laborales y las normas que incidan en la gestión administrativa del edificio.

Por supuesto, la auditoría no se enfoca solo en encontrar errores y culpables, sino en la validación de los procesos desarrollados correctamente por la administración y la búsqueda de gestiones que pueden ser mejoradas. Por supuesto, si existe fraude o desviación de recursos saldrán a la luz y se deberán tomar las medidas pertinentes

¿Cada cuánto es recomendado hacer auditoría al administrador de edificios?

La auditoría a la administración de la copropiedad puede ser desarrollada cada vez que la Asamblea o el Comité de Administración lo decidan. Pero lo más recomendable es hacerla cada uno o dos años para tener un monitoreo continuo de los movimientos financieros y los avances en las políticas implementadas. Al respecto, los expertos aconsejan realizarlas sin aviso con el fin de evaluar el estado natural de los recursos financieros y  sea más sencillo detectar anomalías.

No obstante, también es prudente realizar dicha auditoría cuando se cambia de administrador o de integrantes de comité. ¿Por qué? Un cambio de dirección requiere de la evaluación de la gestión anterior, por lo que una auditoria es la mejor manera para que los nuevos gestores conozcan el estado del edificio y sea su punto de partida para una buena administración.

¿Qué debe entregar en su momento el administrador al comité?

La fase inicial de una auditoría al administrador de edificios consiste en la entrega al auditor de la información disponible para llevar a cabo la revisión. En ese sentido, el administrador debe entregarle al Comité de Administración, al menos, la siguiente documentación:

  • Libros contables, ya que, como mínimo, la comunidad debe poseer el libro de ingresos y egresos, además del de flujo de caja.
  • Informes contables que presenten una contabilidad a auditar perfectamente cerrada.
  • Extractos y conciliaciones bancarias.
  • Registro de los deudores morosos, individualizados con nombre, monto adeudado y antigüedad de la deuda.
  • Contratos de trabajo, tanto de empleados dependientes como de servicios profesionales prestados con boleta de honorarios.
  • Certificaciones de pago de las cotizaciones previsionales de los trabajadores.
  • Contratos de mantenimiento de bienes comunes.
  • Pólizas de seguros de incendio y demás contratados.
  • Extractos del Fondo de Reserva.
  • Facturas de compra y venta.
  • Boletas de compraventa.
  • Boletas de honorarios.
  • Liquidaciones de nómina.
  • Facturas de servicios colectivos del periodo en estudio.
  • Recibos por cobranzas.
  • Certificaciones de impuestos y retenciones pagados, cuando haya lugar a ello. Por ejemplo, si la comunidad desarrolla actividades generadoras de tributo a la renta, como el alquiler de espacios comunes, se debe acreditar su declaración y cancelación.
  • Relación de las obras y trabajos de mantención efectuados durante el periodo a auditar.

En caso de que el administrador se niegue a suministrar esta información, perderá la confianza de la asamblea de copropietarios, que podrá destituirlo inmediatamente según lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley Sobre Copropiedad Inmobiliaria, por supuesto, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa que derive de esta conducta y penal en caso de que la auditoría encuentre la comisión de fraudes durante su gestión.

 

Software de administración, como el de Comunidad Feliz, que le permiten al administrador llevar una contabilidad ordenada, son fundamentales a la hora de reunir la información en mención.

Por lo demás, los resultados de la auditoría deben ser entendibles por cualquier copropietario y contener una serie de recomendaciones para mejorar la gestión administrativa.


Equipo ComunidadFeliz
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