11/5/18

Auditoria de Edificios y Condominios - ¿Tus Gastos Comunes Necesitan una Auditoria?

¿Qué es una Auditoría de Gastos Comunes?

Una Auditoría de gastos comunes es una revisión detallada de los ingresos y egresos de una comunidad. En ella se estudia cada movimiento de la cuenta corriente y del fondo de reserva, los contratos del personal y el cumplimiento de los contratos de mantención. Además, se evalúa si los recursos se están ocupando en forma eficiente, y si todos los procesos cumplen con el Reglamento de Copropiedad y con las Leyes Laborales.

Esta exhaustiva revisión de la gestión contable, administrativa y legal de una comunidad puede incluir el análisis de datos y documentos de los últimos 12, 24 o 36 meses. 

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¿Cuáles son las etapas de una auditoría?

 1. Reunión de introducción y evaluación gratuita

El primer paso es reunir al equipo de auditores con uno o más miembros de la comunidad. El objetivo es entender a cabalidad sus necesidades y sus preocupaciones.

 2. Acuerdo y recolección de información

Una vez que la comunidad decide trabajar con la empresa auditora, se firma un contrato y se toman los acuerdos para iniciar la recolección de la información disponible.

 3. Inicio de auditoria y presentación de avance

El equipo inicia el análisis de la información y se mantiene en contacto con los representantes de la comunidad para recibir sus dudas y actualizarlos de los avances.

 4. Presentación de resultados

Al finalizar, se presentan los resultados de la auditoria, analizando punto a punto las gestiones de la actual administración y su evaluación, además se entregan las recomendaciones para mejorar esta gestión. Se elabora un informe detallado para el comité de administración y para el administrador, y una presentación resumida y gráfica para los copropietarios. 

¿Qué resultado entrega una auditoría?

 1. Revisión de ingresos de Gastos Comunes

Se revisa cada abono a la cuenta corriente de la comunidad en el período analizado, ya sea por pago de gastos comunes por parte de copropietarios, ingresos por multas y morosidad, intereses generados por el fondo de reserva e ingresos por uso de bienes comunes.

 2. Revisión de egresos de Gastos Comunes y su respaldo

Es un estudio de todos los egresos del período, por pago de remuneraciones, imposiciones, posibles multas, reparaciones, mantenciones, materiales, servicios generales, servicios de mantención, etc.

 3. Análisis de situación de trabajadores y cumplimiento de obligaciones legales

 Consiste en la revisión de los contratos de cada trabajador, verificando que estén de acuerdo a las normas laborales, y que se estén pagando debidamente las imposiciones. Se hace especial énfasis en las horas de trabajo que indica cada contrato, ya que de esto dependen directamente los montos pagados por concepto de horas extraordinarias. 

 4. Orden interno de la información y contratos externos

Se evalúa la cantidad de información disponible, su calidad y la facilidad o dificultad con que ésta puede ser encontrada. Se revisan los contratos de mantención y el cumplimiento de estos, es decir, que se cumplan las visitas y mantenciones programadas y contratadas.  

 5. Análisis de cobro de Gastos Comunes

Es una revisión detallada de cómo se controlan y registran los pagos de gastos comunes, y cómo se maneja su cobranza y los intereses por morosidad.

 6. Análisis de uso eficiente de recursos

Se estudian las compras y contratos y se comparan con los precios promedio de mercado de estos productos y servicios. De esta manera se evalúa objetivamente si se está pagando lo esperado o existen sobreprecios en algunas adquisiciones o contrataciones.

 7. Análisis de planes de mantención

Esta revisión determina si los planes de mantención, por ejemplo de ascensores y calderas, están bien contratados, tienen la regularidad necesaria y requerida por la normativa, y si efectivamente se están realizando según lo programado.

 8. Evaluación de Fondo de Reserva

Es un análisis de los movimientos del fondo de reserva, si su porcentaje coincide con lo indicado en el reglamento interno o la normativa legal, si ha sido ocupado en lo que corresponde y si está debidamente resguardado en una cuenta corriente o algún instrumento de ahorro.

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 ¿Cuáles son los errores o las oportunidades de mejora que se detectan con mayor frecuencia en una auditoría?

Entendiendo que cada comunidad es única, y que una auditoría no debe ser solamente una búsqueda de errores ni de culpables, sino que debe entenderse como la validación de lo efectuado correctamente en una administración y las búsqueda de procesos o gestiones que pueden ser mejorados, estos son los puntos de mejora más comunes:

- Falta de claridad en el registro de ingresos y egresos

- Rendición de gastos comunes difícil de entender

- Documentos faltantes (boletas, cuentas, gastos)

- Sobreprecio en el pago de insumos y servicios

- Contratos incompletos, o hechos por una cantidad de horas inadecuada

- Diferencias en el  cálculo de la alícuota

- Poca claridad en el manejo de morosidad e intereses

- Dudas con el fondo de reserva, sus usos y posibilidades de invertirlo.

¿Por qué elegir a Clear Auditores (redactores de esta nota)?

Somos especialistas en auditoría de comunidades. Reconocemos las diferencias de una comunidad respecto a una empresa, y enfocamos nuestros esfuerzos para entender y mejorar el trabajo de los administradores y su comité. Tenemos más de 10 años de experiencia comprobada y trabajamos con altos estándares de transparencia, integridad y profesionalismo. Realizamos una revisión completa de ingresos de Gastos Comunes y su utilización.

Verificamos el cumplimiento de las leyes y reglamentos que rigen a las comunidades. Nuestras recomendaciones e informe son claros y fáciles de entender para todos los miembros de la comunidad. Somos una solución asequible. Nos adaptamos a la necesidad de cada cliente, logrando un servicio personalizado y de la más alta calidad. 

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