Administración de edificios: Formas para crear una empresa

El artículo 22 de la Ley de Copropiedad Inmobiliaria señala que “todo condominio será administrado, con las facultades que disponga el reglamento de copropiedad respectivo, por la persona natural o jurídica designada por la asamblea de copropietarios…”. Es decir, por un administrador de edificios. Ahora bien, de esta figura se puede prescindir por lapsos de tiempo en los que, según el mismo artículo, deberá asumir la labor administrativa el presidente del Comité de Administración, y en caso de que dicho estamento no haya sido nombrado, “cualquiera de los copropietarios podrá ejecutar por sí solo los actos urgentes de administración y conservación”.

En ese sentido, la copropiedad nunca puede estar sin una cabeza visible a cargo de las labores administrativas, y aunque la asamblea prescinda del administrador por un tiempo, siempre deberá volver a nombrar a otro. De ahí que iniciar una empresa de administración de edificios y condominios represente un negocio rentable, especialmente si se tiene en cuenta el creciente auge de las construcciones en altura.

Administración de edificios: ¿Cómo crear la empresa?

Para crear una empresa de administración o de cualquier otro giro, lo primero que el empresario debe tener claro es si va a operar como Persona natural (cualquier ciudadano) o como Persona jurídica (una empresa).

Para las empresas de administración de edificios cualquiera de las dos figuras puede ser factible. Pero la distinción es importante porque, si bien es cierto que como persona natural la estructura societaria es más simple, la firma es más fácil de constituir y exige menos capital, los derechos, responsabilidades y deudas del negocio deben ser asumidos por la persona como tal.

En lo que respecta al procedimiento para la creación de la empresa, hoy en día existe el portal web “Empresa en un día”, del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo, que permite realizar el trámite más rápido y fácil de lo que representaba el método tradicional: constitución de la sociedad, inscripción en el registro de comercio, publicación en el Diario Oficial, etc.

Para realizar el trámite en esta plataforma, el empresario solo debe hacer “clic” en la opción “Constituir” que aparece en la página de inicio, e ingresar al sistema con la clave única del Registro Civil o de la cuenta en el SII.

Una vez ingresa al sistema tiene que elegir entre cinco tipos de sociedad:

1. Sociedad Limitada (LTDA): en este tipo de empresa, los socios pueden ser personas naturales o jurídicas y, como su nombre lo indica, deben responder de forma limitada por el capital que aporten y tomar todas las decisiones en conjunto y por unanimidad. Pero no pueden ser más de 50 ni menos de dos. A menos de que la empresa de administración a crear sea gigantesca, esta es una muy buena opción para empezar.
2. Sociedad por Acciones (SPA): proporciona una estructura más flexible en su administración, y cada accionista puede negociar fácilmente sus derechos, permitiendo así la entrada de nuevos accionistas y capitales.
3. Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL): es la ideal para el administrador que busca iniciar su empresa de forma individual y tomar las decisiones solo. Es decir, sin socios. Este tipo de empresa, además, le permite a cualquier persona natural adquirir personalidad jurídica. Si la empresa de administración va a ser iniciada por una sola persona que no piensa tener socios, esta es la mejor manera de formalizar el negocio.
4. Sociedad en Comanditas: aquí la sociedad existe entre una o más personas que se comprometen a aportar un determinado capital para el negocio (comanditarios), y una o más personas obligadas a administrar la sociedad (gestores). Para poderla crear debe haber, al menos, un socio comanditario y un socio gestor.
5. Sociedad Colectiva Comercial: se constituye a partir de dos socios que la administran por sí mismos o mediante un tercero con poder notarial. Su responsabilidad es ilimitada. Por lo tanto, los socios responden por igual tanto con el patrimonio de la empresa como con el personal.

El empresario debe profundizar un poco más al respecto para elegir la estructura societaria que más se ajuste a sus particularidades.

Cabe señalar que, en este punto del proceso, es necesario tramitar un formulario web que pide datos importantes para la constitución de la sociedad, como giro o actividad del negocio, socios que conforman la empresa y los aportes de capital de cada uno de ellos. Además, se debe contar con una dirección y el documento debe ser firmado, ya sea digitalmente (proceso costoso) o de forma presencial en notaría.

Iniciación de actividades y RUT

Luego de legalizar la Constitución de la Sociedad ante Notaría, el representante legal de la empresa debe diligenciar, firmar y presentar ante el SII el Formulario de Inscripción al Rol Único Tributario y/o Declaración de Inicio de Actividades donde se individualiza la empresa y se definen los códigos de actividades que va a realizar.

Anteriormente era un trámite algo engorroso, pero hoy en día se hace de forma online a través del sitio del SII.

La iniciación de actividades ante el SII se traduce en la adquisición de las obligaciones como contribuyente sujeto a impuestos, ya sea de primera o segunda categoría. Al respecto hay que tener presente que las actividades de Primera Categoría son las que perciben ingresos del capital y/o de actividades comerciales, industriales, etc., mientras la Segunda Categoría obtiene sus ingresos de las remuneraciones por trabajo o servicios profesionales prestados y ¡listo!

Una vez se ha realizado el Inicio de Actividades, el negocio de administración puede empezar a operar. Solo queda crear las respectivas cuentas bancarias de la firma para administrar los activos líquidos.

El costo de administración de una copropiedad es, en promedio, de 580 mil pesos. Teniendo en cuenta que una empresa legalmente constituida puede hacerse a varios contratos, crear la firma representa un negocio bastante rentable.