12/12/2022
El libro de actas es uno de los documentos más importantes del condominio. El comité de administración tiene la obligación de dejar constancia en este documento de los acuerdos que se alcancen en las asambleas y otros asuntos del día a día.
En algunas ocasiones, los responsables de estas acciones no tienen claro qué deben poner y cómo lo deben escribir. Por eso preparamos este post, en el que mencionaremos cada uno de los asuntos la Ley sobre Copropiedad señala como obligatorios para incluir en el libro de actas y entregaremos algunos consejos para su redacción. ¡Esperamos que te sea de mucha utilidad!
La ley sobre Copropiedad menciona dos asuntos en específicos que deben quedar registrados en el libro de actas:
“De los acuerdos de la asamblea se dejará constancia en un libro de actas foliado. Las actas deberán ser firmadas por todos los miembros del Comité de Administración, o por los copropietarios que la asamblea designe y quedarán bajo custodia del Presidente del Comité de Administración. La infracción a esta obligación será sancionada con multa de una a tres unidades tributarias mensuales la que se duplicará en caso de reincidencia”, dice el artículo 20.
“A las sesiones de la asamblea en las que se adopten acuerdos que incidan en las materias señaladas en los números 1, 3, 4, 5, 6 y 7 del artículo 17, deberá asistir un notario, quien deberá certificar el acta respectiva, en la que se dejará constancia de los quórum obtenidos en cada caso. Si la naturaleza del acuerdo adoptado lo requiere, el acta correspondiente deberá reducirse a escritura pública por cualquiera de los miembros del Comité de Administración”, añade.
“Si se viere comprometida la seguridad o conservación de un condominio sea respecto de sus bienes comunes o de sus unidades, por efecto de filtraciones, inundaciones, emanaciones de gas u otros desperfectos, para cuya reparación fuere necesario ingresar a una unidad, no encontrándose el propietario, arrendatario, u ocupante que facilite o permita el acceso, el administrador del condominio podrá ingresar forzadamente a ella, debiendo hacerlo acompañado de un miembro del Comité de Administración, quien levantará acta detallada de la diligencia, incorporando la misma al libro de actas del Comité de Administración y dejando copia de ella en el interior de la unidad. Los gastos que se originen serán de cargo del o los responsables del desperfecto producido”, estipula el artículo 36.
Sigue estos consejos para redactar el libro de actas de tu edificio o condominio:
El libro de actas funciona como constancia de las decisiones o acciones antes descritas, por lo cual es importante que se redacte de forma precisa. Cada acta debe incluir lugar, fecha, hora de inicio y de cierre, orden del día, firmas de los participantes y lista de asistentes.
Mientras mejor detallada esté la situación, menos dudas quedarán en las personas que consulten el acta. En este sentido, la recomendación es que no se omitan situaciones, por muy pequeñas que parezca, al momento de escribir el acta.
Es importante conseguir que el libro de actas quede de la forma más ordenadas posible. Te recomendamos que dejes el espacio suficiente entre un acta y otra, para que no se origine ninguna confusión al momento de consultarlo.
El presidente del comité de administración es quien suele tener la responsabilidad de redactar las actas, pero todos los miembros deben firmarlas. Así que siempre es buena idea compartir la responsabilidad de la escritura del acta con los otros representantes de la comunidad. Así también se garantiza mayor claridad.
Te invitamos a revisar cuáles son las principales funciones del presidente del comité de administración.
Ante la duda de si es necesario incluir un tema en el libro de actas o no, lo recomendable es siempre elegir dejar constancia. “Todas las decisiones que tengan injerencia en la comunidad, sea sobre el personal, los vecinos o el edificio, tienen que estar registradas en el libro de actas”, recomienda Juan Pablo Cortés, abogado y presidente de un comité de administración.
Por otro lado, te recomendamos que además de dejar constancia en el libro de actas de las distintas situaciones, mantengan informado al condominio por otros medios. En este sentido, ComunidadFeliz.cl brinda muchas posibilidades. Con nuestro software puedes enviar información de manera masiva, publicar en un muro virtual o convocar a reuniones informativas online. Si todavía no cuentas con nuestra tecnología, te invitamos a la DEMO.
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