11/5/18

Facturación Electrónica (+ IVA) con Macros de Excel - Herramienta Emprendedores

Emitir y enviar Facturas Electrónicas en Portal MiPyme con Excel – Herramienta para Emprendedores (para facturas con IVA y en Windows)

Índice de la guía

1.     Introducción

2.     Preparación de Planilla

3.     Conectarse al SII

4.     Ejecutar Facturación

5.     Descargar Facturas Emitidas

6.     Enviar Facturas Emitidas a Clientes

7.     Descarga & Palabras Finales

1.- Introducción

Esta planilla nace en ComunidadFeliz.com, software online para la administración de edificios y condominios. Nosotros cobramos una mensualidad a cada edificio por el uso de la plataforma, esto lo hacíamos manualmente durante los primeros meses de la empresa. Cuando ya teníamos muchos clientes (fue un problema feliz) era insostenible hacer las facturas a mano en el portal Mi Pyme del SII. Empezamos a ver sistemas de facturación electrónica online pero no teníamos tanto tiempo para pasar por el proceso de capacitación y de habilitación. Además siempre supimos que la facturación tenía que pasar por ComunidadFeliz.com y la idea era integrar el facturador dentro de la aplicación. Sólo sire para emisión de facturas con IVA, me imagino que es fácil de adaptar para facturas exentas pero en ComunidadFeliz.com sólo facturamos con IVA.

Integrar el facturador iba a tomar tiempo de desarrollo, por esto necesitábamos una solución intermedia (ojalá que no nos costara dinero), ahí se nos ocurrió desarrollar una macros y nace este mini proyecto para hacer facturación electrónica en el portal Mi Pyme pero automático desde una macros de Excel. Para los más técnicos, lo que hace es identificar a través de los tags del html los distintos espacios en la página que tienen que llenarse (como el rut, el monto, la descripción del producto a facturar, etc) y emite las facturas.

En ningún sentido esta planilla reemplaza a proveedores como Nubox pero sirve como algo intermedio, si aún no se deciden por un proveedor. Además me gustaría mucho que la comunidad aportara al código, es simple y aún le faltan varias cosas. Lamentablemente, hoy ya tomamos un proveedor y por el tema del certificado digital, ya no puedo entrar a la sección de facturación del SII. Por lo que hoy les dejo la misión a los que quieran: “aportar en este código y crear la mejor herramienta posible para emprendedores”.

Para descargar el archivo con el código y la planilla Excel, favor adelantarse al final de esta publicación.

2.- Preparación de Planilla

Se deben hacer varias cosas antes de empezar a operar con la planilla:

1.     Deben activar la sección de “Programador” en Excel, es lo que les permite ver el código de las Macros: https://support.office.com/es-es/article/mostrar-la-pesta%C3%B1a-programador-e1192344-5e56-4d45-931b-e5fd9bea2d45

2.     Deben completar en la primera hoja los campos para la facturación. Cada una de las filas emitirá una factura. Los campos son los siguientes:

1.      Cliente            [NO NECESARIO PARA FACTURA]: El nombre del cliente, sólo necesario para su orden interno

2.     Cantidad: Parámetro necesario, es la cantidad del producto a vender.

3.     ¿Pagado? [NO NECESARIO PARA FACTURA]: Sirve para control si la factura se hizo después de recibir el pago o antes.

4.     Correo Electrónico: Parámetro necesario, es el correo al que se le enviará la factura una vez creada.

5.     Teléfono [NO NECESARIO PARA FACTURA]: Control interno, el teléfono del cliente.

6.     Rut Facturación: Parámetro necesario, es esencial para emitir la factura, a veces con esto se rellenan los otro parámetros, el SII a veces no los encuentra (ciudad, comuna, giro).

7.     Monto (s IVA): Parámetro necesario, es el monto total que se cobrará, después el SII automáticamente le agrega el IVA en la última línea.

8.     Monto + IVA [NO NECESARIO PARA FACTURA]: Sólo para después poder comparar que salió bien la factura y cuando el cliente deposite, verificar que depositó lo correcto.

9.     Giro: Parámetro necesario, a veces el SII no lo encuentra con el RUT.

10.  Item: Parámetro necesario, en nuestro caso era “Mensualidad de ComunidadFeliz”

11.  Dirección: Parámetro necesario, a veces el SII no lo encuentra con el RUT.

12.  Comuna: Parámetro necesario, a veces el SII no lo encuentra con el RUT.

13.  Ciudad: Parámetro necesario, a veces el SII no lo encuentra con el RUT.

14.  Descripción [NO NECESARIO PARA FACTURA]: es para la cajita que aparece si le hacen click en la sección de “Descripción” del producto.

15.  Folio: recomendamos ponerle de nombre a las facturas descargadas este número. Debido a que después para enviar las facturas, las podemos buscar con el número de folio más la extensión “pdf”. Ejemplo de nombre de factura: “123456.pdf”

 

3.     Deben activar las referencias para utilizar los elementos de Internet Explorer, estos permiten explorar e interactuar con el HTML de las páginas web. Deben acceder a la pestaña del código de la Macros, presionan en “Programador”, “Visual Basic” y luego “Herramientas”.

4.     Las referencias que deben activar son las siguientes:

Con estos pasos ya deberían estar listos para empezar a operar con la planilla. Ahora pueden pasar al siguiente paso.

3.- Conectarse al SII

El paso de conectarse al servicio no está automatizado pero es una buena prueba para ver si activaron todo correctamente. Si van a la planilla y presionan “1 Conectate al SII Primero” y esto les abre la página del SII entonces las herramientas de Excel para operar con Internet Explorer están bien realizadas.

Para continuar con la facturación, deben llegar hasta la vista de “Emitir Factura” sin cerrar la ventana de Internet Explorer. Es decir, deben presionar el botón a continuación que dice “Factura Electrónica”, cuando hacen esto llegarán al formulario para emitir una factura, una vez realizado esto pueden pasar al siguiente paso.

4.- Ejecutar Facturación

Este es el paso clave de la herramienta, parte leyendo los datos de la planilla de facturación desde la fila 4.

Desde aquí básicamente lo que pasa en el código de la macros es:

1.     Funciona con un loop, desde la línea 4 a la 199, pueden modificar esto según su criterio:

2.     Abre la ventana del SII de nuevo:

3.     Aquí se rellena el Rut a facturar (COLUMNA 6)

4.     Después de este paso, se empiezan a llenar los otros parámetros. A veces el SII no encuentra los datos de Ciudad, Provincia, Giro y otros. Por esto revisamos el html y si no hay nada, lo rellenamos con la información de la planilla. Esta detallado en el código, cuál es la columna que toma para llenar:

5.     Al terminar el loop, verán un cuadro que les pregunta si tienen instalado el certificado digital para emitir facturas. Si seleccionan emitir con el certificado es mucho más rápido porque no les pedirá cada vez la contraseña. Si no tienen el certificado pasar al paso 6.

6.     Deben configurar la sección del código que les permite ingresar una contraseña. Aquí lo que hace el código es esperar 1 segundo, presiona en el teclado la contraseña, después presiona “tab” y después hace click en “enter” y continúa el proceso.

7.     Cada uno de estos loops deberá dejar emitida la factura, genera una factura por línea.

5.- Descargar Facturas Emitidas

Esta etapa del proceso, aún la debíamos hacer manualmente. Básicamente, entrabamos a la sección de facturas emitidas y las íbamos descargando:

Aquí, al descargar las facturas lo que recomendamos es que le fueran poniendo el nombre del folio a la factura, un ejemplo de nombre para factura sería “123456.pdf”. Este número luego lo van guardando en la planilla Excel en la columna 15. Así pueden usar sin problemas la funcionalidad de envío por correo electrónico.

Al completar la descarga y si llenaron correctamente los folios en la planilla, están listos para la siguiente actividad.

 

6.- Enviar Facturas Emitidas a Clientes

Finalmente, enviar las facturas que acabamos de emitir es el proceso más sencillo.

Aquí, el código básicamente itera en un loop, desde la fila 4 hasta la 199:

El correo se envía desde la función “enviar_correo”, aquí pueden modificar el “Subject” del correo que se envía, es la línea que dice "ComunidadFeliz: Factura":

Adicionalmente, para poder adjuntar el archivo de la factura, deben seguir las instrucciones del paso anterior. Es decir, cada factura debe estar bien nombrada. La dirección de la carpeta donde guardan la factura también deben definirlo correctamente el código:

También les recomendaría agregar una dirección de correo suya en la sección de “.cc” para recibir los correos las primeras veces y así confirmar que se están enviando.

Si quieren agregar más de 1 correo del cliente, en la misma celda de la columna 4, pueden poner varios correos separados por “;” (o separados por “,” dependiendo de la configuración de su Excel).

7.- Descarga & Palabras Finales

Espero esto ayude a varios que quieren empezar a automatizar su facturación. Como les comenté en la introducción, esta herramienta en ningún sentido puede reemplazar a otras herramientas, sin embargo les puede dar un parche por un tiempo. Además hay varias cosas que faltan, como “Descargar las Facturas” y ojalá ponerle los nombres de los archivos. Ojalá se motiven y vayamos comentando el código a ver si lo podemos dejar más robusto.

Si les ayudó en algún sentido este post o si sólo quieren ayudarnos les pedimos si pueden recomendar ComunidadFeliz.com en su edificio o condominio. Incluso tenemos un link para que puedan recomendar y si logramos que tomen el software, les damos un incentivo económico:

https://www.comunidadfeliz.com/promociones/recomienda

Para poder descargar los archivos que aquí se describen, deben entrar al siguiente grupo de Facebook (además si le pueden poner like a la página sería genial):

https://www.facebook.com/groups/2020838868190989

Lo hicimos sólo para herramientas para emprendedores, si a esta publicación le va bien queremos subir el código que hicimos para la integración de Nubox. Sería el segundo capítulo de la iniciativa. Quedamos atentos a su feedback, un abrazo: contacto@comunidadfeliz.cl

 

Equipo ComunidadFeliz
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