¿Como llevar un software de control de visitas en condominios?

El software de control de visitas es fundamental para mantener la seguridad de los residentes y visitantes. Tener un registro de las personas que ingresan al condominio, permite que el administrador pueda garantizar la trazabilidad de los visitantes en caso de ocurrir alguna eventualidad dentro de la propiedad.

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Se recomienda que el registro de los visitantes pueda estar sistematizado en un software, ya que esto le facilita la gestión tanto a administradores como residentes. 

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Imaginen las fechas o festividades donde familiares y amigos se reúnen para celebrar y compartir con su familia. Todos desean ingresar a las unidades en el menor tiempo posible, pero que ocurre si el registro se realiza de forma manual, esto puede generar:

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• Incomodidad por el tiempo de espera para el registro de los visitantes
• Errores en el diligenciamiento de la información
• Letras con poca legibilidad, lo cual afecta la fiabilidad de la información
• Saturación de trabajo en el área de conserjería por llamadas de los residentes para solicitar el ingreso de sus visitantes

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Pero las administraciones pueden evitar estas desconformidades, cuando utilizan un software como el de ComunidadFeliz y su app para residentes, donde gestionan de una forma eficiente el registro de sus visitantes.

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Esto, porque el proceso de registro de visitantes lo pueden hacer tanto las personas de seguridad o los residentes, pero ¿cómo es posible?

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En el caso de las personas de seguridad, lo podrán hacer de una forma sencilla. Sólo ingresarán al sistema y podrán digitar los principales datos para permitir el acceso.

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En el caso de los residentes, ingresan al sistema de ComunidadFeliz o a la app, en la cual generan una invitación y completan los siguientes datos:

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• Nombre de la visita
• Fecha
• Hora de ingreso
• Unidad

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Los residentes también tienen la posibilidad de realizar un “Registro avanzado”, en el cual agregan los datos principales, y otros como:

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• Foto del visitante
• Tipo de visita (familiar, comercial, etc.)
• Email
• Datos del vehículo (en caso de ser requerido)
• Comentario a recepción

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Además, se pueden agregar grupos de amigos o familias. 

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Las administraciones pueden decidir, en conjunto con los copropietarios, cuáles serán datos obligatorios y cuáles serán datos opcionales. Cada condominio tomará la decisión frente al tema.

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Una vez se realice el registro, ya sea por la persona de seguridad en el edificio o por los residentes, podrán compartir este registro, editarlo o eliminarlo.

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La invitación puede ser enviada al WhatsApp del visitante, al correo electrónico o simplemente copiar el enlace que genera el software de control de vistas y compartirlo por otro medio.

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El control de vistas puede generar diferentes inquietudes, por ello en el siguiente apartado encontrarán las preguntas frecuentes:

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¿Qué ocurre cuando el visitante recibe el enlace de la invitación?

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Podrá modificar, agregar sus datos. Además de adicionar los datos de sus acompañantes. Una vez complete sus datos podrá generar el código QR para el ingreso al edificio.

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¿Cuáles son las obligaciones del visitante?

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• Presentar el código QR en recepción para registrar su ingreso y salida
• Si la persona agregó invitados, estos deben ingresar junto a la persona principal de la invitación
• El Código QR es válido por el registro de tiempo definido

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¿Cuáles son las obligaciones de la persona encargada de controlar el registro de los visitantes?

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• Escanear el código QR de los visitantes
• Una vez sea registrada la persona, en el sistema el encargado podrá visualizar que el registro ha sido exitoso
• Puede notificar de forma inmediata al copropietario que su invitado se ha registrado con éxito. Al residente le llegará un correo electrónico con la notificación

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¿Para escanear el código QR en recepción requieren de un dispositivo especial?

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En recepción podrán escanear el código desde un smartphone, tablet o PC. El dispositivo debe estar conectado a internet. El personal de seguridad puede ingresar desde un celular al sistema de ComunidadFeliz por el navegador, no por la app (ya que la app es exclusiva para los residentes.

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¿Qué ocurre cuándo el visitante no tiene un registro QR?

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El personal de seguridad puede hacer el registro en el sistema y agregar los datos correspondientes.

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¿Cómo se pueden consolidar los registro de un mes determinado?

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En el software de ComunidadFeliz, pueden descargar el registro mensual desde el software. El documento estará en formato Excel.

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Actualmente, contamos con más de 4.000 comunidades y más de 500.000 vecinos que usan ComunidadFeliz y el módulo de registro de vistas. Si eres administrador de edificios o condominios, es el momento de dar el primer paso para proponer procesos que generen trazabilidad con el software de control de vistas.

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