12/12/2022
Trabajar en la administración de edificios y condominios es una responsabilidad importante, dado que el manejo de las finanzas de la comunidad depende de ti, para esto, hacer rendir la cuota de mantenimiento que aporta mensualmente cada residente es uno de los desafíos más grandes en una economía que alcanza el 5% en el país.
Para esto existen diversas herramientas de administración de edificios como ComunidadFeliz, que permite organizar los presupuestos, además de automatizar la emisión y envío gastos comunes a todos los residentes.
No obstante, hacer el presupuesto anual del edificio es una tarea que solo puede hacer quien administre el condominio en conjunto con el comité de administración, porque son quienes están al tanto de las necesidades en cada condominio.
Para esto, ComunidadFeliz entrevistó a Virginia Peña, administradora de edificio de hace varios años, quien compartió su manera de hacer el presupuesto anual de los condominios que gestiona.
Lo ideal es trabajarlo el último trimestre del año, entre octubre y noviembre para hacerlo con calma junto al comité de administración, revisando siempre las bitácoras de periodos anteriores para observar patrones de mantenimientos en ciertas áreas del edificio, aunque siempre se deberán apoyar en los proveedores de los servicios que requiere el condominio para tener un punto de partida en el rango de precios del año entrante.
A este grupo se le suma la opinión de los copropietarios porque ¿quiénes conocen mejor el condominio que quienes viven en él? De modo que sus impresiones sobre cuáles áreas se deben mejorar son importantes.
Cuando esté aprobado por el comité, se debe llevar a la asamblea anual en diciembre, para dar a conocer cuál es la planificación financiera del condominio del año entrante.
Este espacio también se presta para notificar observaciones y cambios en los gastos comunes del edificio y planificación en los mantenimientos preventivos que requiera el condominio.
Si fuera de la planificación regular el condominio sufre un cambio de administración, se recomienda presupuestar nuevamente por los meses que queden restantes al término del año, presupuesto que deberá ser revisado por el comité de copropietarios y aprobado en asamblea.
Hacer el presupuesto anual tiene su ciencia, y para una mejor organización te damos estas recomendaciones:
Por ejemplo, agendar un mantenimiento de la sala de bombas y limpieza de piscina en el mismo mes podría exceder el gasto comun promedio del mes, por lo que se agenda el mantenimiento para un mes y la limpieza para el otro.
Quienes administran edificios desde hace años ya tienen la experiencia de lo que necesita una comunidad, involucra el mantenimiento de espacios comunes, fondo de reserva por emergencias, pagos a proveedores, pagos de sueldos, servicios básicos, certificaciones para el personal e incluso la seguridad.
Pero en esquema, Virginia nos entrega los puntos principales:
Recordemos que este tipo de gastos son de carácter informativo, dado que cada condominio tendrá sus necesidades específicas.
Los gastos comunes son uno de los puntos más importantes dentro del presupuesto anual porque significa cuánto tendrá que pagar cada residente en aras de mantener la calidad de vida dentro de la comunidad.
Por lo que después de hacer la proyección de los gastos, se deben calcular los incrementos que indiquen los proveedores de servicios para el año entrante junto a la inflación proyectada.
Con esta información, se anota el total de gastos obtenidos por mes y se compara con el presupuesto del año presente ¿coincidieron? ¿Fue suficiente? Siempre que el ingreso total siga cubriendo los gastos mensuales, se puede hablar de mantener el valor de los gastos comunes.
No obstante, si se observa que los ingresos no alcanzaron a cubrir los gastos mensuales del año y que por eso el condominio tuvo “apuros financieros” se deberá considerar el aumento del gasto común.
El presupuesto es un juego de estrategia, donde no se deben perder de vista los elementos que consumen dinero en el día a día, cada gasto representa una pieza en un rompecabezas y tu trabajo al administrar el condominio es lograr que cada pieza encaje.
Tengamos en cuenta que los gastos operativos no deben ser onerosos, no presupuestes gastos que la comunidad realmente no necesita, porque al prorratearse son todos quienes terminarán pagando este precio y lo ideal es que se beneficien por cada peso invertido en el condominio.
Y como última recomendación, se puede aumentar muy muy muy levemente un porcentaje a todos los gastos, para cubrir cualquier emergencia pequeña que pueda surgir y se siga aportando al fondo de reserva en caso de haber excedentes.
Finalmente, te invtamos probar el software de administración Comunidadfeliz.cl para transparentar tus finanzas, organizar los ingresos y egresos, además de conectar con toda tu comunidad.
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