Transcripción del video:
1.- Objetivo.
Cierre final del gasto común
2.- Contenido del video.
Una vez registrados todos los egresos, todos los pagos, procedemos a realizar el cierre del gasto común, para ello debemos ir al módulo gastos comunes y revisar algunas boletas de prueba para verificar que colocamos todo lo que queríamos colocar, por ejemplo si hacemos clic en el A101, podemos visualizar su boleta de prueba, en la cual nos muestra los cobros del periodo, cuanto se está cobrando del gasto común, fondo de reserva, los cobros diferidos; en este caso la unidad tiene un gasto común atrasado; las observaciones de la administración, detalles de egresos de la comunidad, detalle de fondos a recaudar y el mensaje del administrador; cabe destacar que la importancia de revisar las boletas de pruebas es poder hacer correcciones antes de hacer el cierre definitivo del gasto común, una vez revisemos nuestras boletas de pruebas y encontremos que está todo bien, lo próximo sería hacer clic en finalizar gastos comunes. Nos va a aparecer el siguiente mensaje: felicidades estas a un clic de finalizar tus gastos comunes, lo próximo sería hacer clic en emitir.
Una vez hecho esto, nos aparecerá el siguiente mensaje: Preparando el cierre del gasto común, cabe destacar que este proceso puede tardar algunos minutos dependiendo del tamaño de la comunidad, por mientras podemos ir viendo la información de los copropietarios y verificando los correos porque estos son los correos a los cuales se van a enviar los gastos comunes según corresponda, por ejemplo en esta comunidad, de todos los copropietarios solo los primeros tres tienen correos, entonces si es que notificamos vía correo electrónico el gasto común, solamente le va a llegar a estas tres personas; a Catalina Martínez solo le llegaría el gasto común de la unidad A101 y así sucesivamente.
Como podemos ver, ya se están generando los PDF, las mismas boletas de ejemplos que vimos ahora se están generando para completar el cierre del gasto común, podemos ver que el mes en curso ya cambio a octubre del 2017 y que nuestra última emisión ahora corresponde a septiembre del 2017, vamos al módulo de recaudación y vemos que ya no tenemos más mensajes en la parte superior, lo cual nos da a entender que se finalizó el gasto común de manera exitosa.
Ahora bien, para notificar las boletas hacemos clic en Enviar boletas por correo, al hacer clic allí nos va a pedir confirmación de si estamos seguros en querer notificar a toda la comunidad el gasto común. En caso de estar seguros, hacemos clic en aceptar. De esa forma ya habremos notificado todas las boletas a aquellos copropietarios que tengan correo. Se puede dar el caso también de querer notificar a algún copropietario en particular, para ello simplemente hacemos clic en pagos, y luego en el botón notificar gasto común, de este modo le estaríamos enviando a solo este copropietario el gasto común.
Por otra parte, si queremos imprimir el gasto común tenemos varias opciones, bien sea imprimir todas las boletas: para ello hacemos clic en todas las boletas y nos muestra el PDF con todas las boletas; o bien podemos imprimir una boleta en particular, haciendo clic en la flecha al lado del botón de pagos, por ejemplo si queremos la boleta en particular del A101, hacemos clic en este botón y nos muestra solamente la boleta del A101, la cual podemos descargar e imprimir.
Para verificar si los correos fueron exitosamente enviados, debemos ir al módulo panel y hacer clic en el módulo correos enviados, en este módulo podemos hacer seguimientos de todos los correos enviados a través del sistema, cabe destacar que aún no figuran los correos enviados a los copropietarios porque todavía el sistema está trabajando en la notificación de la boleta de los copropietarios. Por tanto, debemos esperar un poco a que este procesado este requerimiento. Actualizamos la página y vemos como ya fueron enviados los correos, podemos ver que ahora aparece en la siguiente tabla la fecha de envío, el destino, el copropietario, la propiedad y el asunto: gasto común septiembre 2017, recuerden que al A101 se lo enviamos dos veces; cuando lo enviamos de forma masiva (allí se enviaron estos tres correos) y cuando lo enviamos de forma individual es decir fue notificado dos veces el gasto común, ahora si hacemos clic en ver estado, podemos hacer el seguimiento de estos correos, el sistema nos permite ver si fue enviado, recibido, abierto, marcado como spam, si traía un enlace y fue clicado y si se desinscribió.
De esta manera ya habremos cerrado y notificado el gasto común.
3.- Donde puedo conseguir más información.
Recuerda que si tienes alguna duda, nos puedes contactar por el correo ayuda@comunidadfeliz.cl, por nuestros números de soporte o bien por nuestro canal ayuda.comunidadfeliz.cl o haciendo clic en la pestaña al costado derecho que dice Preguntanos Aquí, allí podemos acceder a más de estos tutoriales.
